במידה ואתם נמצאים כרגע בעיצומו של תהליך ארגון האירוע שלכם (וגם אם אתם כרגע לא, אבל ארגנתם בעברכם לפחות אירוע אחד), תוכלו להודות כי עניין השכרת ציוד לאירועים הינו עניין מורכב מעט, במיוחד לכאלה שאינם מארגני מסיבות מקצועיים. לעיתים, הרצון הטוב והנטייה לחסוך, פשוט אינם מספיקים… כך, אחרי שאתם עומדי אובדי עצות מול כמויות החברות השונות, לא מצליחים להשוות "תפוחים" ל"תפוחים", אתם עושים אן דן דינו ונופלים (תרתי משמע) על ספק שלא עומד בציפיות שלכם, או שהציוד שלו איננו מצליח למלא את ייעודו.
השכרת ציוד לאירועים – 6 טיפים לצמצום סיכונים
בררו עם אנשי המקצוע ששכרתם בתחום השכרת הציוד לאירועים האם הם מגיעים עם ציוד, איזה, והאם יש לכם צורך להשלים ציוד – ישנם תחומים מסוימים (כמו הפעלת קריוקי, די ג'יי, קייטרינג וכד') שבהם ניתן לשכור את שירותיו של איש מקצוע, שבמרבית מהמקרים מביא חלק מהציוד בעצמו. אל תניחו כי מפעיל הקריוקי מביא איתו גם את הרמקולים הנדרשים ואת הסטנדים עבורם, אלא וודאו זאת, על מנת למנוע הפתעה לא נעימה בזמן האירוע.
מחפשים ספקיות ציוד ותיקות ומוכרות – כיום, צעירים רבים, הנמצאים בתקופה שבין צבא ללימודים, מחלטרים על מנת להרוויח מעט כסף. יוזמה מדהימה, ברוכה, מהממת… רק שאתם באמת לא רוצים לשכור ציוד מ"חברה" כזו לאירוע שהצלחתו חשובה לכם!
מחפשים ספקיות בעלות התמקצעות בתחום ספציפי – ישנם תחומים רבים של ציוד לאירועים ומסיבות, ובכל תחום כזה, ישנם גם תתי תחומים. כאשר אתם מחפשים ספקית השכרת ציוד הגברה, למשל, אין לכם מה לחפש אצל ספקית המתמחה בציוד קייטרינג, לדוגמה.
מבקשים המלצות ודיס-המלצות – ספקית ציוד שעובדת בשטח צוברת לקוחות מרוצים. כיום, יותר מבעבר, לאינטרנט ולרשתות החברתיות ישנו משקל רב בבחירות שונות שאנחנו עושים, ובחירת ספקית הציוד לאירוע איננה יוצאת דופן מכך. גיגול פשוט, שאלה בפורום בפורטל מתמחה בתחום, או פרסום בדף קבוצה העוסק בנושא, יכולים להניב לכם שפע של מידע מועיל.
משווים "תפוחים" ל"תפוחים" – ספקים מחפשים את הייחוד שלהם, את אותו "משהו" ספציפי, שרק להם יש, ולמתחריהם – לא. אחת מהדרכים הנפוצות יותר בתחום השכרת ציוד לאירועים, היא חבילות ציוד מוכנות (סטים). חבילות כאלה, אמנם יכולות לחסוך לכם את שבירת הראש על חיפוש הציוד הנדרש פריט אחר פריט, אולם עלולה להציב בעיה אחרת – ההשוואה בין החבילות השונות וכדאיותן. לכן, במקרים כאלה, "פרקו" (מטפורית) את החבילות ובחנו את מחירו של כל פריט מול פריט דומה בחבילה של המתחרים. זוהי הדרך היחידה בה ניתן לבדוק כדאיות בצורה יעילה.
בחרו ספקית שירות אשר המפעילים שלה הם בעלי ניסיון בפועל, ולא רק בתיאוריה – כל אחד מאיתנו יכול ללמוד בעל פה מפרט של רמקול מסוים או של מיקרופון ספציפי, אבל רק הניסיון בשטח הוא זה שיאפשר לנו להמליץ על מיקרופון מדונה במקרים X ועל מיקרופון אלחוטי-ידני במקרים אחרים. לכן, ניסיון בשטח של החברה לא פחות חשוב מהמוניטין ומאיכות הציוד.
אולי יעניין אותך